Административный менеджер в Благотворительный фонд «Шалаш».
Благотворительный фонд «Шалаш» официально зарегистрирован в мае 2019 года, но занятия для приемных детей мы проводим с 2016 года. Мы профессионально работаем с трудностями поведения и помогаем детям, родителям и учителям справляться с любыми проявлениями агрессии и нежеланием следовать правилам.
Мы системно решаем проблему трудного поведения: обучаем учителей по всей России на вебинарах и специальных курсах, распространяем знание о проблеме, проводим исследования и создаем педагогические методики, обучаем несколько десятков ведущих и волонтёров ежегодно.
Наша цель — предотвратить серьёзные негативные последствия для детей с трудным поведением и помочь с ним справиться на ранних стадиях с помощью развития учебных и социальных навыков. Мы верим, что проблема трудного поведения решаема.
В команде фонда административный менеджер будет сопровождать работу фонда по нескольким направлениям — это задачи, связанные с документооборотом и финансовым учётом.
Что нужно будет делать?
Документооборот:
— обеспечивать эффективный документооборот: получать оригиналы договоров с подрядчиками, договоров гпд и первичной бухгалтерии, отмечать наличие в реестре и раскладывать по папкам;
— отвечать за оцифровку всех хранящихся в бумажной форме документов: сканировать, систематизировать на внутреннем диске, своевременно пересылать в бухгалтерию;
— ежемесячно сверяться с бухгалтерией по наличию первичных документов: запрашивать у бухгалтера оборотно-сальдовую ведомость и передавать в бухгалтерию недостающие первичные документы;
— принимать и отправлять корреспонденцию (почтой России, курьером).
Подготовка документов:
— готовить все документы, касающиеся договоров на оказание услуг: договоры, технические задания, доп. соглашения, акты об оказании услуг;
— своевременно передавать документы на подпись внешним контрагентам и сотрудникам внутри фонда;
— доводить до сведения сотрудников необходимую информацию об изменениях в работе административного отдела (объявления, порядок соблюдения новых нормативных требований и т. д.);
— участвовать в ежегодном прохождении аудита (предоставлять договорную и первичную документацию аудитору по запросу).
Финансы:
— готовить реестр платежей к платежным дням и пересылать реестр вместе со счетами на оплату в бухгалтерию;
— координировать подписание платежей в интернет-банке;
— готовить два раза в месяц реестры на выплату гонораров исполнителям по ГПД.
Подготовка отчётов:
— собирать необходимые документы для отчётов по грантам и договорам пожертвования: делать и заверять копии документов, запрашивать недостающие документы у коллег и контрагентов;
— вносить реквизиты отчётных документов в формы отчётов;
— готовить печатную версию отчета и отправлять грантодателям/благотворителям.
Организация работы офиса:
— обрабатывать телефонные звонки и запросы с общей почты фонда;
— вести базу резюме, приходящих на рекрутинговую почту фонда;
— следить за офисом и контролировать работу подрядчиков, которые обеспечивают бесперебойную работу офиса: от оплаты ЖКХ платежей до заказа канцелярских товаров и решения бытовых проблем.
В первую очередь нам важны:
— практический опыт подготовки документов и понимание их типологии: вы понимаете, какой документ для чего нужен и какие вводные необходимы, чтобы правильно оформить все бумаги;
— уверенное владение офисными программами (Word, Excel) и оргтехникой;
— умение быстро и качественно анализировать информацию, формулировать запросы и уточнять детали, которые действительно важны для вашей работы;
— умение самостоятельно планировать свою работу: понимать, какой ресурс вам нужен, соблюдать сроки и проверять результат своей работы перед передачей коллегам. Здорово, если вы привыкли все задачи фиксировать в таск-менеджерах, и для вас это не ново.
Будем очень рады, если у вас есть знания и опыт работы в программе 1С, минимальное понимание бухгалтерского учёта, а еще опыт работы в НКО и/или образовательных инициативах.
Что мы готовы предложить?
— работу в одной из самых классных команд в сфере НКО и не только;
— внимательные и уважительные отношения внутри команды;
— трехдневная рабочая неделя. Пн и чт обязательно в офисе (м. Сухаревская), третий день — по договорённости с руководителем. После испытательного срока есть возможность третий день работать удалённо;
— заработная плата 40 000 руб. после вычета налога.
Кому писать и отправлять резюме:
Если всё, что написано выше, — это про вас, присылайте резюме на почту: heythere@shalash.academy с темой письма «Административный менеджер от vdhl.ru»
